CGU / CGV & lettre de mission

CGU — Utilisation du site web

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Les informations publiees sur ce site le sont a titre indicatif et ne constituent ni un conseil professionnel ni une offre contractuelle au sens de la loi du 17 mars 2019. Kalinowska Comptabilite decline toute responsabilite quant a l'utilisation qui pourrait en etre faite par des tiers. Les liens hypertextes pointant vers notre site sont autorises sous reserve qu'ils ne portent pas atteinte a nos droits ou a notre image de marque. En naviguant sur notre site, vous acceptez les presentes CGU, dont la version a jour est toujours accessible sur cette page.

CGV et lettre de mission

Les Conditions Generales de Vente (CGV) definissent le cadre de nos prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal. Pour un fiduciary, les CGV sont substantiellement completees, voire remplacees, par la lettre de mission (engagement letter), rendue obligatoire par l'article 41, alinea 2, de la loi du 17 mars 2019. Celle-ci doit etre etablie avant toute mission, en concertation avec le client, et decrire de maniere equilibree les droits et obligations de chaque partie. L'absence de lettre de mission constitue une faute disciplinaire susceptible de sanctions devant l'ITAA.

Conformement aux recommandations de l'ITAA et a son modele de lettre de mission disponible sur www.itaa.be, la lettre de mission mentionne obligatoirement : (1) l'identite des parties avec leurs numeros d'entreprise BCE/KBO; (2) le perimetre precis de la mission (comptabilite, declarations TVA et fiscales, conseil, missions legales); (3) la structure des honoraires, la periodicite de facturation et les conditions de paiement; (4) la duree de l'engagement et ses conditions de renouvellement; (5) les conditions de resiliation et le delai de preavis; (6) l'engagement de confidentialite et le secret professionnel (article 458 du Code penal); (7) les obligations en matiere de lutte contre le blanchiment (loi du 18 septembre 2017); (8) le droit applicable; (9) la clause attributive de juridiction; (10) la reference au code de deontologie de l'ITAA.

Si le client est un consommateur (personne physique n'agissant pas dans un cadre professionnel), le Livre VI du Code de droit economique (articles VI.1 a VI.107) impose des regles protectrices supplementaires : droit de retractation de 14 jours pour les contrats conclus a distance, obligation d'information precontractuelle, transparence sur le prix total, et prohibition des clauses abusives. Cette distinction est essentielle et nos lettres de mission sont adaptees en consequence.

La lettre de mission est un element cle du dossier client et sera examinee lors de la revue qualite (revue par les pairs) que l'ITAA organise tous les 7 ans pour ses membres. Depuis le projet d'arrete royal de 2024 (avis CSPE du 28 fevrier 2024), les exigences formelles relatives au contenu de la lettre de mission sont en cours de renforcement. Nous suivons ces evolutions pour garantir une conformite permanente.

Secret professionnel et obligations legales

En tant que membre de l'ITAA, nous sommes tenus au secret professionnel le plus strict en vertu de l'article 458 du Code penal et de l'article 58 de la loi du 17 mars 2019. Ce secret couvre tout ce qui nous est confie dans le cadre de notre mission : ecritures comptables, correspondance, echanges telephoniques, et toute information confidentielle. La violation est punie d'un emprisonnement de 8 jours a 6 mois et d'une amende de 100 a 500 euros (article 458 du Code penal). Le consentement du client ne suffit pas a nous liberer de cette obligation, la jurisprudence belge etant constante sur ce point.

La loi du 18 septembre 2017 relative a la prevention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme nous qualifie d'entite assujettie (article 5). Nos obligations incluent : (1) l'identification et la verification de l'identite de chaque client et de son beneficiaire effectif (UBO) via le Registre UBO de l'Administration de la Tresorerie, avant toute nouvelle mission; (2) une approche fondee sur les risques (article 16); (3) la conservation des documents d'identification et des enregistrements pendant 5 ans apres la fin de la relation d'affaires (article 59). Un actionnariat depassant 25% constitue un indicateur suffisant de propriete effective.

Tout soupcon de blanchiment ou de financement du terrorisme doit etre declare a la CTIF/CFI (Cellule de Traitement des Informations Financieres), et cette declaration prevaut sur le secret professionnel (article 47 de la loi du 18 septembre 2017). Les personnes politiquement exposees (PPE) font l'objet d'une diligence accrue (articles 38 et 41). L'ITAA est l'autorite de controle designee (article 85, section 1, 7°). Le non-respect expose a des sanctions administratives pouvant atteindre 1.250.000 euros (articles 106 a 111). La fraude fiscale grave et organisee est incluse depuis la reforme de 2017. L'arret de la Cour constitutionnelle n° 114/2020 du 24 septembre 2020 a partiellement annule certaines dispositions pour les avocats, mais les obligations des experts-comptables restent pleinement en vigueur.

Conditions des prestations

Nos honoraires sont fixes sur base de forfaits mensuels ou annuels, ou sur devis individuel selon la nature et la complexite de la mission. Toute prestation complementaire fait l'objet d'un devis distinct. Les factures sont payables a 30 jours. Conformement a la loi du 2 aout 2002 relative a la lutte contre le retard de paiement (transposant la directive 2011/7/UE), tout retard donne lieu de plein droit a des interets au taux de la BCE majore de 8 points de pourcentage et a une indemnite forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Nous nous reservons le droit de suspendre nos services en cas d'impaye depuis plus de 60 jours, apres mise en demeure de 15 jours restee sans effet.

Nous sommes couverts par une assurance responsabilite civile professionnelle. Notre responsabilite est limitee aux dommages directs et previsibles, plafonnee au montant total des honoraires factures au cours de l'exercice civil. En aucun cas nous ne sommes responsables des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte de clientele, atteinte a l'image). Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde. Le client reconnait que notre responsabilite ne saurait etre engagee pour des dommages resultant d'informations inexactes ou tardives qu'il nous aurait communiquees.

La relation contractuelle est conclue pour une duree indeterminee sauf stipulation contraire dans la lettre de mission. Chaque partie peut resilier moyennant un preavis de 3 mois par lettre recommandee avec accuse de reception. En cas de manquement grave, la resiliation immediate est possible apres mise en demeure de 15 jours restee sans effet. Les cas de force majeure (article 5.226 du nouveau Code civil belge) exonerent les parties de leur responsabilite. Les rapports, analyses et methodologies developpes par Kalinowska Comptabilite restent notre propriete intellectuelle (Livre XI du Code de droit economique). Les donnees comptables du client lui sont restituees a la fin de la mission (article 60 de la loi du 17 mars 2019).

Tout litige est soumis au droit belge et releve de la competence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, sans prejudice de notre droit de saisir toute autre juridiction competente en vertu du Reglement (UE) n° 1215/2012. Avant toute action judiciaire, les parties s'engagent a recourir a une mediation administree par le CEPANI (Centre belge d'Arbitrage et de Mediation, www.cepani.be). Si la mediation n'aboutit pas dans les 60 jours, les tribunaux redeviennent competents.